Nachvollziehbar von der ersten Version an.
ProAuditMap speichert Prüfpakete so, dass jede Änderung erhalten bleibt und sich nachträglich prüfen lässt. Die Grundlage dafür liegt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.
Die Bausteine.
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Unveränderliche Versionen
Ein Paket wird nie überschrieben. Jede Änderung ergibt eine neue Version mit Autor, Zeitpunkt und Änderungsgrund. Die Datenbank verbietet das Ändern und Löschen von Versionen technisch, über Rechte und Trigger, nicht nur in der Anwendung.
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Audit-Log als Hash-Kette
Jeder Eintrag enthält den SHA-256-Hash des vorigen und wird von einem Datenbank-Trigger geschrieben. Ein täglicher Lauf prüft die gesamte Kette, so fällt eine nachträgliche Änderung in der Datenbank auf. Zusätzlich wird der Stand der Kette täglich außerhalb der Datenbank mit einem Zeitstempel nach RFC 3161 versehen und auf einer Storage Box gespiegelt, die nur ergänzt wird. So lässt sich nachweisen, wann ein Stand vorlag.
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Nachweisdateien
Jeder Nachweis erhält beim Hochladen eine SHA-256-Prüfsumme, die in die manipulationssichere Hash-Kette des Audit-Logs eingebunden wird. Beim Herunterladen und beim Archiv-Export wird sie erneut geprüft. Jede Datei durchläuft vor der Speicherung eine Virenprüfung; wird sie nicht sicher als unbedenklich erkannt, wird sie abgewiesen. Stündlich werden neue Nachweise verschlüsselt an einen getrennten Speicherort kopiert, damit sie auch bei einem Ausfall des Servers wiederherstellbar sind.
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Freigabe mit eingefrorener Grundlage
Freigeben lässt sich ein Paket nur ohne Konsistenzfehler. Termine, Aufwände und der Name der freigebenden Person werden dabei eingefroren; spätere Exporte derselben Freigabe zeigen denselben Inhalt. Archivierte Prüfungen sind nur noch lesbar.
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Aufbewahrung und Löschung
Standard sind 10 Jahre ab Archivierung, einstellbar ab 6 Jahren, als Option bis 30 Jahre. Nach Ablauf entsteht ein Löschvorschlag. Gelöscht wird erst nach Bestätigung durch Ihre Administration, und das Löschprotokoll bleibt dauerhaft erhalten.
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Archiv-Export
Eine archivierte Prüfung lässt sich als ZIP im Archivformat v2 exportieren: alle Dokumente, der Versionsverlauf, Arbeitspapiere mit Nachweisdateien, Grundgesamtheiten und Stichproben, ein Auszug aus dem Audit-Log und ein Manifest mit SHA-256-Prüfsumme je Datei. Ein beiliegendes Prüfskript kontrolliert den Inhalt ohne ProAuditMap, offline und ohne zusätzliche Software außer Node.js.
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Anmeldung und Trennung der Mandanten
Bei jeder Anmeldung sind Passwort und ein Einmalcode aus einer Authenticator-App nötig. Jeder Mandant hat ein eigenes Datenbankschema; ein fremder Mandant ist von außen nicht einmal als vorhanden erkennbar. In den Tarifen Business und Enterprise beschränkt eine IP-Freigabeliste den Zugang auf bis zu 50 freigegebene Netze; das Speichern einer Liste, die die eigene Adresse aussperren würde, ist gesperrt.
Hosting und Datenverarbeitung.
Anwendung und Datenbank laufen in Rechenzentren in der EU. Für die Erzeugung der Entwürfe setzen wir einen Dienstleister ein, der Daten auch außerhalb der EU verarbeitet. Welche Dienstleister Daten im Auftrag verarbeiten und wie die Übermittlung abgesichert ist, nennen die Datenschutzerklärung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was ProAuditMap nicht ersetzt.
ProAuditMap ist kein zertifiziertes Archivsystem. Die beschriebenen Maßnahmen unterstützen Ihre Nachweis und Aufbewahrungspflichten. Ihre Verfahrensdokumentation und die Prüfung, ob das Werkzeug zu Ihren Vorgaben passt, bleiben bei Ihnen.
Prüfskript für den Qualitätsnachweis.
Ein externer Prüfer kann einen Qualitätsnachweis ohne ProAuditMap nachprüfen. Das Prüfskript laden Sie bitte hier und nicht aus dem Paket des Nachweises, und vergleichen Sie seinen SHA-256 mit dem Wert unten.
SHA-256 des Prüfskripts: 00ac90020eafaf1f5a561c5ed57a2e2076c5741247e2cfabdbf18785d4fa10c3
Planung und Plan-Export.
Planfassungen, Beschlüsse und Gremienberichte stehen mit ihrer Prüfsumme in der Hash-Kette. Fassungen von Prüfobjekten, Risikobewertungen und Jahresplänen sind unveränderlich; eine Berichtigung ergibt eine neue Fassung, die frühere bleibt lesbar.
Der Plan-Export (nur Revisionsleitung) enthält ein Prüfskript, mit dem Sie Planfassungen und Protokollzeilen ohne ProAuditMap nachrechnen können. Es braucht Node.js ab Version 18 und keine weiteren Pakete. Das Skript prüft Prüfsummen, Planvorschlag und Kettenzeilen innerhalb des Exports; dass keine Kettenzeile fehlt, belegt erst der Abgleich mit der laufenden Kette beim Anbieter (tägliche Kettenprüfung und Zeitstempel). Der Export enthält keine Freitexte der Planung.
Vergleichen Sie die Prüfsummen der Datei verify.mjs und der Dateien im Ordner lib/ aus dem Export mit den Werten unten.
SHA-256 der Dateien aus dem Plan-Export:
verify.mjs:f4c16f8bc23ecffa0d599282a970364f7252fc0c9bda8cb27f311f8b68cb5fb9lib/capacity.js:7f483707e1a515bfd6dcfe2ac605265bb66b60ab0b9fb65c81d0725de5a21437lib/constants.js:393b7f984072d5b40c33a123424591fe4c95cb9b275fa7306ffcd56aa1c3ac5flib/fiscal-year.js:32524b6d33f2cfeedf90634b33d40733bf4ca4e7f65741ebd65d8e8c63ddefeclib/package.json:1239d4d885dcad42201a27ed9324f8f0f760b78700d8db9ced39a511cffe7eaelib/propose-types.js:8e609bb71c20b858c77f0e9f90bb1319db8477b13f9f965f1a1e18524bf50881lib/propose.js:2e6b9948933520d0d8ce4dc5a477e9e908a60b08e0577314814a153aa0e58449