Prüfprogramm revisionssichere Archivierung und GoBD.
Wie Sie prüfen, ob steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen vollständig, unveränderbar und für die gesamte Frist lesbar aufbewahrt werden und ob die Verfahrensdokumentation das belegt.
Stand: 13. Oktober 2026 · Muster, keine Rechtsberatung
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Prüfungsziel
Die Prüfung beurteilt, ob die Organisation aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Daten vollständig erfasst, unveränderbar und auswertbar für die gesetzlichen Fristen aufbewahrt und ob ein internes Kontrollsystem und eine aktuelle Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit nachweisen. Sie beurteilt außerdem, ob Scannen, Systemwechsel, Datenzugriff der Finanzverwaltung und Löschung nach Fristablauf geregelt sind.
Geltungsbereich
- Buchhaltung, Vorsysteme und Archivsysteme mit aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumenten
- Eingangsrechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe einschließlich E-Mail und gescannter Papierbelege
- Verfahrensdokumentation, internes Kontrollsystem und Berechtigungen im Archiv
- Nicht Gegenstand: die materielle Richtigkeit einzelner Buchungen
Prüfprogramm
| Nr. | Kriterium | Fundstelle | Prüfhandlung | Erwartete Nachweise |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Aufbewahrungspflichtige Unterlagen und ihre Fristen sind festgelegt; für Buchungsbelege gilt eine kürzere Frist als für Bücher und Abschlüsse. | § 147 Abs. 1 und 3 AO; § 257 Abs. 1 und 4 HGB | Aufbewahrungsrichtlinie mit den gesetzlichen Fristen abgleichen und die Einstellungen im Archiv stichprobenhaft prüfen. | Aufbewahrungsrichtlinie, Fristenkatalog, Einstellungen im Archivsystem |
| 2 | Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit ist festgelegt, auch wenn Aufgaben an Dienstleister übertragen sind. | GoBD Rz. 21 | Zuständigkeiten für Buchhaltung, Archiv und ausgelagerte Verarbeitung erfragen und mit Verträgen abgleichen. | Organisationsbeschreibung, Dienstleisterverträge |
| 3 | Eine aktuelle Verfahrensdokumentation beschreibt Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Kontrollen der Daten. | GoBD Rz. 151 bis 155 | Verfahrensdokumentation lesen, Versionsstand prüfen und an einem Beleg den beschriebenen Ablauf nachvollziehen. | Verfahrensdokumentation mit Versionshistorie |
| 4 | Buchungen und Aufzeichnungen können nicht unbemerkt verändert werden; Änderungen sind protokolliert. | § 146 Abs. 4 AO; GoBD Rz. 58 und 107 | Technische Maßnahmen zur Unveränderbarkeit im Archiv und im Buchhaltungssystem erläutern lassen und Änderungsprotokolle ansehen. | Systembeschreibung, Änderungsprotokolle, Konfiguration der Aufbewahrungssperren |
| 5 | Ein internes Kontrollsystem mit eingerichteten, ausgeübten und protokollierten Kontrollen sichert die Ordnungsvorschriften. | GoBD Rz. 100 | Kontrollen wie Zugriffsregeln, Abstimmungen und Plausibilitätsprüfungen erfragen und Protokolle zu drei Kontrollen ansehen. | Kontrollbeschreibung, Kontrollprotokolle |
| 6 | Das System ist gegen Verlust und unberechtigte Eingaben und Veränderungen geschützt. | GoBD Rz. 103 | Datensicherung, Berechtigungen und Wiederherstellungstests für das Archiv prüfen. | Sicherungskonzept, Berechtigungsauszug, Protokoll des Wiederherstellungstests |
| 7 | Elektronische Unterlagen bleiben während der gesamten Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar. | § 147 Abs. 2 AO; § 146 Abs. 5 AO | Fünf Unterlagen aus dem ältesten Jahrgang abrufen und Lesbarkeit sowie Auswertbarkeit prüfen. | Abrufprotokolle, Formatübersicht |
| 8 | Das Scannen von Papierbelegen folgt einem dokumentierten Verfahren; Papier wird erst nach geregelter Prüfung vernichtet. | GoBD Rz. 136 und 140 | Scananweisung lesen und an fünf Belegen Erfassung, Kontrolle und Vernichtung nachvollziehen. | Scananweisung, Kontrollnachweise, Vernichtungsregel |
| 9 | Bei Systemwechsel oder Auslagerung von Daten bleibt die Auswertbarkeit für die Restfrist erhalten. | GoBD Rz. 142 | Letzten Systemwechsel nachvollziehen und prüfen, wie Altdaten heute ausgewertet werden können. | Migrationsprotokoll, Konzept für Altdaten, Abrufbeispiel |
| 10 | Der Datenzugriff der Finanzverwaltung ist vorbereitet: Zuständigkeit, Exportformate und Leserechte sind geregelt. | § 147 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 158 | Ablauf für Betriebsprüfungen erfragen und einen Testexport im geforderten Format vorführen lassen. | Ablaufbeschreibung, Testexport, Prüferrolle im System |
| 11 | Das Archivsystem ist technisch und organisatorisch abgesichert und schützt Aufzeichnungen vor Verlust und Verfälschung. | BSI OPS.1.2.2; ISO/IEC 27001:2022 Anhang A 5.33 | Archivkonzept ansehen und Betrieb, Speichermedien und Zuständigkeiten des Archivs prüfen. | Archivkonzept, Betriebsdokumentation |
| 12 | Nach Ablauf der Fristen werden Daten geregelt gelöscht, sofern keine anderen Pflichten entgegenstehen. | BSI CON.6; ISO/IEC 27001:2022 Anhang A 8.10 | Löschkonzept lesen und die letzte Löschung nach Fristablauf mit Protokoll nachvollziehen. | Löschkonzept, Löschprotokolle |
Unterlagen zur Anforderung
- Aufbewahrungsrichtlinie und Fristenkatalog
- Verfahrensdokumentation mit Versionshistorie
- Beschreibung des internen Kontrollsystems und Kontrollprotokolle
- Archivkonzept und Systembeschreibung
- Scananweisung
- Sicherungskonzept und Protokoll des letzten Wiederherstellungstests
- Ablauf für den Datenzugriff der Finanzverwaltung
- Löschkonzept und Löschprotokolle
Typische Feststellungen
- Die Verfahrensdokumentation fehlt oder beschreibt einen überholten Stand.
- E-Mails mit Geschäftsbriefcharakter werden nicht archiviert.
- Papierbelege werden ohne geregelte Kontrolle nach dem Scannen vernichtet.
- Altdaten sind nach einem Systemwechsel nur noch als Druckdatei vorhanden.
- Archivierte Dokumente können von Administratoren gelöscht werden.
- Nach Ablauf der Fristen wird nicht gelöscht.
Hinweis zu Fundstellen
Die Fundstellen verweisen auf Gesetze, Verordnungen und Standards, damit Sie die Anforderung im Original nachlesen können. Normtexte sind nicht abgedruckt. Kriterien und Prüfhandlungen sind eigene Formulierungen und ersetzen weder den Wortlaut der Vorschriften noch eine Rechtsberatung. Ob und in welchem Umfang eine Vorschrift für Ihre Organisation gilt, klären Sie vor der Prüfung.
Das vollständige Paket
Dieses Muster zeigt Ziel, Prüfzeilen und Unterlagen auf einer Seite. Zu Ihrem konkreten Prüfthema erstellt ProAuditMap das vollständige Paket: Prüfungsplan, Prüfprogramm je Prüfdimension, Unterlagenkatalog, Interviewleitfäden, Zeitplan, Kommunikation und Berichtsvorlage. Sie prüfen den Entwurf, geben ihn frei und exportieren nach Excel und Word.
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